Sí, sabemos que un error lo comete cualquiera pero por si acaso, pero eso no nos exenta de permitir que nos ocurra a nosotros, sin embargo, queremos compartirte qué es lo que tienes que hacer cuando por alguna distracción mandes un correo electrónico con o por error, pues hablar de un descuido de esta magnitud refleja aspectos poco favorables de nuestra imagen:
1. Falta de atención a los detalles.
2. Atender todo desde el teléfono celular podría representar desinterés o exceso de practicidad.
3. Poco dominio en ortografía y gramática.
4. Mal desempeño como alguien «multitareas».
5. Poca capacidad para trabajar bajo presión.
-Responder a todos por error
Solución: Mandar lo más pronto posible un correo ofreciendo una disculpa por la información innecesaria.
-Escribir mal el nombre de alguien en el texto del correo
Solución: Mandar un correo en el que se haga la corrección pertinente y ofrecer una disculpa por el descuido, mientras más pronto se haga la corrección, mejor.
-Mandar correo sin Asunto
Solución: Dependerá de qué tan formal sea tu correo o la persona a quien se lo hayas dirigido pues si estaba en espera de tu información, podrá suponer que lo que le enviaste era lo que esperaba, pero en caso de que no tengas la certeza de que interprete correctamente tu intención de enviar el correo, deberás reenviarlo poniendo el Asunto correspondiente.
-Mandar correo incompleto
Solución: Mandar otro correo ya con la información completa y con una disculpa por el adelanto equivocado. Evita mandar un correo de disculpa y después enviar otro correo con la información completa, pues los destinatarios tendrían 3 correos tuyos, lo que además de verse como un exceso se presta a mayor confusión.
-Idea falsa
Solución: Si dentro del texto mandaste una idea incorrecta o que se preste a malas interpretaciones, tienes que escribir al respecto para frenar los comentarios y aclarar lo que se necesite. De ser necesario, se puede realizar una llamada para puntualizar.
-Adjuntar archivo incorrecto o no adjuntarlo
Solución: Mandar otro correo con la información correcta y con disculpa incluida, si el archivo que se adjuntó es personal o extremadamente ofensivo, se requerirá una llamada telefónica.
Como puedes ver en la mayoría de los casos, basta un mensaje inmediato para pedir una disculpa, si la falta fue más grave, se debe realizar una llamada telefónica o una visita personal para casos extremos.
Puedes evitar pasar por esos incómodos momentos siendo más atento y haciendo esto:
1. Poner el remitente hasta el final
Esto con la intención de que sea imposible de que mandes el correo incompleto o sin estar conciente de dirigirlo a la persona adecuada.
2. Lee todo antes de enviar
Nada te quita y mucho te puede evitar si antes de darle Enviar lees con calma lo que acabas de escribir poniendo énfasis en nombres, horas y lugares de citas además de las personas a quien va dirigido el correo.
3. Concentrarte
Si estás respondiendo el correo desde tu teléfono celular mientras comes con un socio o estás en un momento de presión, probablemente algo salga mal, dirige toda tu atención al email y después sigue con tus actividades.
Lo más importante es que no lo hagas de nuevo.
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